Công việc nhân sự
TTC - doanh nghiệp vừa nhận về ba sinh viên sắp tốt nghiệp đại học. Trên Bộ chủ trương trước tiên phải thử tài sức của sinh viên rồi mới phân việc.
Giám đốc liền chỉ thị phòng viên chức nhận họ về tập sự trong ba tháng, sau đó sẽ căn cứ vào sở trường để sắp đặt công việc cho phù hợp với khả năng từng người.
Cả ba chàng trai đều làm việc rất tích cực. Chẳng mấy chốc, ba tháng thực tập qua đi rất nhanh. Ban giám đốc cơ quan tổ chức thi lý thuyết cho toàn thể viên chức phòng kỹ thuật và ba cậu sinh viên được giao nhiệm vụ coi thi, mỗi người đảm đương một phòng thi.
Cuộc thi tiến hành vào ngày thứ sáu. Trương vẫn nghiêm túc như mọi khi. Vừa vào phòng thi, Trương liền đọc kỷ luật phòng thi, đề xuất mọi người phải đưa hết sách dạy máy tính lên bàn giám thị, sau đó anh chàng đi từng bàn kiểm tra, lôi ra mấy cuốn sách mà người dự thi giấu nhẹm để… chép vào bài thi. Trong giờ thi, Trương ngồi lỳ trong phòng thi đưa mắt quan sát từng người một, khiến không ai dám hó hé ý định quay cóp hay dùng “bửu bối”.
Còn chàng Ngô thì ngược lại. Phát đề thi xong, cậu ta xách ghế ngồi ở cửa phòng thi, cắm cúi đọc sách, đôi khi mới ngoảnh đầu liếc nhìn phòng thi khi nghe tiếng ầm ĩ như ong tan vỡ tổ.
Chàng Lý thì trước giờ thi tranh thủ phát biểu vài câu về bản thân mình, sau đó đề nghị thí sinh hiệp tác với công việc giám thị của mình và chúc mọi người làm bài tốt.
Một tuần sau, Trương được điều về trọng tâm máy tính của doanh nghiệp; Lý được cắt cử về phòng làm việc của Giám đốc công ty; còn Ngô được đều làm công việc công đoàn của đơn vị.
Trưởng phòng tổ chức, người làm công tác nhân sự của công ty hí hửng nói với tôi:
- Cậu thấy tôi cắt cử đúng người đúng việc chớ?
tôi chưa kịp mở miệng, anh ta giải thích luôn:
- Cậu Trương làm việc nghiêm chỉnh nhưng cứng nhắc, không thích hợp giao tiếp với mọi người, để cậu ta chuyện giao dịch với máy tính là ăn nhập. Còn cậu Lý tinh anh mồm lưỡi dẻo quẹo có thể lãnh hội được ý kiến lãnh đạo nên để cậu ấy làm việc bên cạnh lãnh đạo là đúng, cậu ta có thể phát huy thế mạnh mồm lưỡi của mình”.
Thế còn cậu Ngô ăn nói nhiều lúc khờ khạo khiến người nghe cười dở, mếu dở, sao lại phân công làm công tác đoàn thể?
Trưởng phòng nhân viên vỗ vai tôi giảng giải:
- công việc đoàn thể, tức công tác quần chúng ấy mà, có một số việc nói rõ ra nhiều khi hiệu quả lại không tốt, thậm chí lại rước thêm tai họa. Chả hạn, khi cán bộ nhân viên gặp nỗi bất bình tìm đến anh, anh kiên nhẫn lắng tai nhưng đáp không đâu vào đâu vào đâu khiến người nghe chẳng hiểu mô tê ra sao, như thế vừa làm sờn lòng người thắc mắc lại vừa làm lặng lòng lãnh đạo cấp trên. Khả năng làm công việc quần chúng giỏi là ở chỗ đó.
Tôi còn chưa hết kinh ngạc trước phương pháp làm công tác cơ quan viên chức đó thì trưởng phòng nhân sự lại tiếp:
- Ông bạn quý mến ơi, làm công tác nhân viên nghĩa là phải biết dụng người như dùng đồ vật!
THẦY ĐỀ (rút gọn) - UÔNG QUÂN (Trung Quốc)
Một số kỹ năng trong giao tiếp và xử sự
Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải đối phó với biết bao cảnh huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao du của con người càng cao. Ứng xử một cách sáng ý, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, hiện tại còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công tác .
Để giao dịch, xử sự thành công hơn bạn nên lưu ý những nguyên tắc sau:
I. Nguyên tắc xử sự:
1. Hãy tiếp cận với con người ở giác độ không tốt, không xấu:
Không có ai là người hoàn toàn xấu cả. Khi đánh giá con người cụ thể chúng ta thường bị những cách nhìn tĩnh tại, xơ cứng, bị thành kiến che lấp, ít khi tách ra được dù chỉ là tương đối đầy đủ những ưu điểm, nhược điểm của họ và lại càng không xác định được giới hạn, cảnh ngộ, diễn biến có thể có của những ưu điểm và nhược điểm đó. Con người cũng dễ bị chi phối bởi qui luật cảm xúc "yêu nên tốt, ghét nên xấu". Kết quả là dễ mắc sai lầm trong giao du. Vì vậy nguyên tắc đầu tiên trong nghệ thuật xử sự là hãy tiếp cận với con đứa ở giác độ không tốt, không xấu.
Ở nguyên tắc này, mỗi người có thể tự tìm cho mình một cách ứng xử thành công, ta trợ thời chia thành các bước sau:
Bước 1: Hãy thừa nhận (bằng lòng).
Bước 2: Biết lắng tai quan điểm, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta (cái ta có mà người không có).
Bước 3: Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin (hiểu biết lẫn nhau, gây sự tin tưởng).
Bước 4: Tìm điểm chung, mỗi bên đều thấy được cái lợi, cái vui và cách hiệp tác, mai sau của sự hiệp tác đó.
Bước 5: Tạo dư luận ủng hộ, xây dựng mối quan hệ thân mật.
2. Lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án:
Nếu trong mỗi con người đều có những giá trị dương (+) (những đức tín tốt, những mặt mạnh, những ưu điểm...) Và có cả những giá trị âm (-) (những tính xấu, những mặt yếu, những khuyết điểm...) Thì với người này có thể tới 90 (+), có 10 (-) hoặc ở người khác có thể đạt 99 (+) chỉ có 1 (-). Vấn đề là ở chỗ cần phải biết nhìn ra "dấu cộng" trong cả khối "dấu trừ" và phát hiện kịp thời "dấu trừ" trong "vô khối dấu cộng" để có thể dự đoán được tác động có hại của mặt trái "dấu trừ" mà khởi thủy của nó chỉ là một chấm nhỏ rất mờ nhạt trong cả khối "dấu cộng".
Điều quan trọng hơn trong phép xử sự là tìm ra những chất xúc tác để kích thích phản ứng đổi vết tích cực xảy ra theo hướng 1 (+) trở thành n (+) và n (-) giảm xuống còn 1 (-).
3. Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu:
Điều khó nhất trong giao thiệp ứng xử là đối tượng bàng quan, không có nhu cầu. Bạn sẽ xử sự như thế nào khi đối tượng không muốn chuyện trò, không muốn nghe bạn can ngăn, không muốn hiệp tác với bạn v.V...?
- Hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi, cái vui mà bạn đang có, còn người ấy đang thiếu, đang cần.
- Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng vào kết quả, gây cảm tình, tạo sự tin tưởng.
- Giao trách nhiệm một cách công khai, tạo ra cảnh huống chỉ có tiến chứ không có lùi, buộc ràng bằng những sợi dây vô hình về quan hệ nào đó đã được hình thành.
- Gây niềm đam mê, tìm được ý nghĩa trong cuộc sống, công việc đang tiến hành.
- Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết cục tốt đẹp.
- Phải tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ.
- Tính đến nhiều phương án, chọn phương án hợp với mình nhất, có thể tạo ra những vấp ngã nhỏ để tập luyện bản lĩnh, chủ động đề phòng tính tự thị.
Trong những trường hợp cụ thể đòi hỏi mọi người phải biết ứng biến và điều quan yếu hơn là hãy tìm cho được lược đồ đi tới thành công riêng của mình.
II. Một số cách ứng xử:
1. Thủ thuật "ném đá thăm đường":
Có bạn trai tâm can: Đến dự đám cưới một người bạn, tôi đã gặp một người con gái mà tôi thầm ước mơ, tôi rất muốn làm quen với người con gái ấy nhưng không biết phải bắt đầu như thế nào?
Có nhẽ trước tiên nên bắt đầu vào đề từ cùng một hứng thú. Chả hạn có thể từ một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc mới được mọi người thương thích, hay một bộ phim mới, một cuốn sách mới, một mốt xống áo mới... Những cái đối phương biết rõ và có phản ứng hăng hái. Hoặc có thể từ một điểm chung nào đó về học tập, việc làm... Khởi đầu từ những câu chuyện không quan yếu lắm để làm mất đi sự bít tất tay và ngăn cách giữa hai người và qua đó bạn có thể hiểu thêm về người bạn mà ta muốn gần gũi (những thị hiếu, thói quen, cá tính...) Có một sơ đồ giao thiệp sau đây:
A. Thời đoạn trước khi giao du:
- Xác định mục tiêu, làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt
- Kiểm tra đối tượng, tình cảnh:
Thị hiếu,lề thói, cá tính.
Thời kì, không gian cuộc gặp.
Có hay không có người giới thiệu.
- Chọn lựa phương án ứng xử:
Tìm cớ làm quen cho hợp lý, tế nhị.
Tiếng nói, cử chỉ dễ cảm mến.
Văn phong gần gũi, không quá trịnh trọng nhưng cũng không suồng sã.
Tính trước những cảnh huống bất thần có thể xảy ra để xử sự nhanh.
B. Giai đoạn giao thiệp:
Nên:
Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa.
Tìm chủ đề chung, ít chạm đến quan điểm cá nhân.
Nói ít về mình. Chú ý quan sát cử chỉ, điệu bộ, nét mặt của đối phương.
Giới hạn cuộc giao du trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc.
Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện.
Tự tin.
Không nên:
Vội vã đi vào vấn đề chính.
Đặt những câu hỏi ảnh hưởng nhiều đến cá nhân.
Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm tư, nói thẳng về mình khi đối phương đặt những câu hỏi thăm dò.
Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao du.
Khích chưng hoặc đả kích nói xấu một ai đó.
Rụt rè, lảng tránh, ấp úng.
2. Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa:
Dân gian có câu:
"Lời nói chẳng mất tiền mua
Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau".
Đối với nhiều quan điểm phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nại mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa.
3. Cảnh huống phải chuyển bại thành thắng:
Trong cuộc sống đời thườnng nhiều khi ta bị đẩy vào cảnh huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, nghĩ suy ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít thúc đẩy, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không ảnh hưởng đó có thể đổi thay tình thế...).
4. Cảnh huống dùng khôi hài:
"Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu" (Laphôngten).
Hí hước là một nhân tố cực kỳ quan yếu trong ngôn ngữ giao du. Đó là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hí hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Thành thử khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hí hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Cố nhiên cũng không nên lạm dụng nó.
Quy luật phổ quát của truyện hí hước là khai mạc dẫn dắt và hình thành làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm tình tiết ngờ vực và giải quyết bất thần.
5. Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề khi cấp thiết:
Trong cuộc sống có trường hợp không thể quành, xa xăm, tế nhị mà phải thổ lộ ý kiến, thái độ của mình một cách thẳng thắn, cương quyết. Lúc đó phải diễn tả vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn đề cốt lõi không nên tỏ ra quá cân nhắc, đo đắn làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, trù trừ. Hẳn nhiên để nói bằng cách này cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng.
6. Tình huống nói ẩn ý bằng ngụ ngôn:
Trong giao tế khi cảm thấy khó thuyết phục người khác bằng lý lẽ trực tiếp hoặc cảm thấy dễ bị phản ứng, không nhân thể nói thẳng ra, thì người ta thường dùng cách thức ngụ ý bằng ngụ ngôn. Tức thị chọn những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý bên trong phù hợp với mục đích khuyên răn, thuyết phục của mình để kể cho đối phương nghe.
Cái lợi của phương pháp này là người nghe phải suy nghĩ mới hiểu hết cái ẩn ý bên trong đó. Bản thân câu chuyện sẽ đưa ra những lời khuyên sâu sắc chứ không phải người kể chuyện, do đó không có lý do để nổi khùng, tự ái hoặc tự ti. Ngoại giả để dùng cách thức này có hiệu quả, người dùng cách thức này phải thông thạo câu chuyện thích hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng.
7. Cảnh huống phản chưng khéo những đề nghị vô lý ở người khác:
Cũng có lúc bạn gặp những người nhất mực đưa ra cho bạn những đòi hỏi vô lý không thể thực hành được. Trước những tình huống đó nhiều khi ta không thể bác bỏ thẳng tay vì chạm lòng tự ái hoặc người không thỏa mãn với ta rồi tiếp tục khuấy rối nữa và cách đó cũng chưa làm cho người tự nhận thấy được những đòi hỏi của họ là vô lý.
Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều chẳng thể thực hành được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên quan điểm, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết.
8. Cảnh huống thừa nhận trước để chuyển hướng sau:
Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương mà người đó lại là cấp trên, người lớn tuổi, bác mẹ... Thì bạn sẽ ứng xử như thế nào? Việc thuyết phục để đối phương nghe theo mình, có nghĩa là chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi phải có một nghệ thuật khăng khăng.
Bạn chớ phản đối và phê phán các quan điểm của đối phương. Bạn hãy tiếp nhận ý kiến của họ, trình bày thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó để có thể làm giảm được sự cứng nhắc của đối phương, khiến họ chấp thuận nghe ý kiến của bạn. Song phải nắm vững nguyên tắc không được tỏ thái độ của mình ngang bằng với đối phương để tiếp sau đó dùng lời mà chuyển hướng, đổi thay cách nhìn nhận của đối phương, làm họ chấp thuận tiếp nhận quan điểm của bạn.
9. Cảnh huống cần bạn đồng minh:
Khi tranh luận trước nhiều người cần diễn tả ý kiến, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh co, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, tán thành với quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép ý thức làm đối phương không phản kích lại được.
Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung loanh quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất.
10. Cảnh huống không nhượng bộ khi mình có lý trong bàn cãi:
Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều khôn xiết bình thường và không thể tránh được. Không có tranh luận, điều phải trái không được phân định. Không thể coi tranh biện là một thói xấu mà hạn chế nó.
Song tranh biện có thể dẫn đến sự không thoải mái hoặc đôi khi xung đột. Tranh biện có cách thức sẽ đem lại kết quả tốt là điều chúng ta cần lưu ý học hỏi.
Một là, khi tranh biện nên có thái độ thật công bằng, đừng làm thương tổn đến lòng tự ái của người kia. Sự phê phán, bình phẩm người khác không thể quá một giới hạn nhất thiết, nếu không có thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có.
Hai là, giọng nói phải mền mỏng, thật lòng. Trong tranh biện phải tỏ ra tôn trọng nhau, làm sao cho người cùng tranh luận tin rằng bàn cãi thật là bổ ích. Trong tranh luận nhiều khi người thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà có thể là người có thái độ đúng mực và trung thực nhất.
Ba là, tranh luận phải có mục tiêu rõ ràng. Bàn cãi nên xoay vòng vèo những điều cần giải quyết.
11. Cảnh huống cần thuyết phục bằng hành động:
"Mọi lý thuyết đều màu xám
Còn cây đời mãi mãi xanh tươi"
(Gơt)
Trong giao du, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe quan điểm của mình bằng lời nói, bạn có thể dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả lớn nhất. Phê duyệt việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương đổi thay cách nghĩ, tình cảm, thái độ, bằng lòng ý kiến của ta.
Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên. Bạn muốn đơn vị các hoạt động văn hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản lòng và cũng đừng dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một vài việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo.
Như vậy, mục đích và kết quả hoạt động đạt được và mối quan hệ tác động của bạn phát triển tốt hơn. Khi vận dụng cách thức này bạn cần chú ý:
Mục tiêu hoạt động phải rõ ràng, không vị lợi.
Có kế hoạch hành động chi tiết, tính đến các điều kiện cần và đủ đảm bảo cho sự thành công, bước trước tiên tránh thất bại.
Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép hoặc quy tụ sức mạnh.
Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm.
Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn.
Nếu ở vào cảnh huống các bậc "phụ huynh" của tình nhân bạn còn chưa tin tưởng và chấp thuận cho bạn yêu con của họ, thì bạn cũng có thể dùng phương pháp này để đạt mục tiêu.
III. Những điều nên tránh trong giao tiếp xử sự:
1. Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói, làm nhiễu thứ tự hoặc luồng suy nghĩ của người đó.
2. Không nói rõ và giải thích đầy đủ làm người nghe cảm thấy đột ngột, khó hiểu đề tài chuyện trò của bạn hoặc khó hiếu ý bạn muốn nói. Không nên đưa những trọng tâm, những tổng thể, giảng giải lan man, làm người tiếp chuyện khó theo dõi mạch chuyện.
3. Nói sai đề tài, không quan hoài và tụ họp đến điều mình muốn nói.
4. Nói thao thao bất tuyệt, không ngừng nêu các câu hỏi, làm người tiếp chuyện có cảm giác mình yêu cầu hơi nhiều quá.
5. Không giải đáp thẳng vào câu hỏi mà người khác nêu ra, vòng vo, dài dòng, gây nên cảm giác không trung thực cho người hỏi.
6. Tự cho rằng mọi điều mình đều biết cả, người nghe sẽ cảm thấy bạn là người tự cao tự đại.
7. Làm ra vẻ hiểu biết sâu rộng, người nghe có thể sẽ cảm thấy bạn là người không khiêm tốn, hay khoe khoang.
8. Phát triển câu chuyện không tụ hội vào chủ đề chính làm cho người tiếp chuyện cảm thấy nhàm chán.
9. Ngắt bỏ hứng thú chuyện trò của người khác để ép người đó phải chuyển sang nói về đề tài mà bạn thích.
10. Thầm thào với một vài người trong đám đông.
11. Dùng tiếng nói quá bóng bảy hoặc quá nặng nài nỉ.
12. Chêm những câu tiếng nước ngoài trong câu nói của mình một cách tùy tiện.
13. Đột ngột cao giọng.
14. Dùng những lời quá suồng sã với mức độ quan hệ.
15. Dùng những từ đệm không cấp thiết.
16. Nói với giọng khích bác bỏ, chạm vào lòng tự ái của người khác.
Trên đây là một số kĩ năng trong giao tiếp với từng cảnh huống cụ thể, Cả nhà có thể ứng dụng vào cuộc sống hàng ngày để cuộc sống tươi đẹp hơn, nhiều thành công hơn.
Nguyễn Tuân
